نحوه پوشش و آداب مذاکرات تجاری!

فوتبال

روزی روزگاری کیروش سر مربی سابق و شاید اسبق تیم ملی با مربیان تیم، جلسه ای داشتند و در جلسه این پرسش را مطرح نمودند: چرا با وجودی که تمامی تیم های لیگ جزیره انگلیس دارای زمینهای متعدد، اکادمی و. . . هستند فقط تیم منچستر یونایتد قهرمان لیگ می شود؟

در آن جلسه کسی پاسخی برای سوال نداشت و بد نیست شما بدانید که پاسخ فقط یک کلمه بود و است :

Details بلی ، جزئیات!

امروزه در عرصه تجارت میتوان گفت تمامی امکانات نظیر سخت افزار و نرم افزار تقریبا بین رقبا یکسان است و این یکسان بودن ما را مجبور میکند تا در جزئیات خود بیشتر دقت کنیم و مزیت رقابتی و امتیاز گیری از مذاکرات را از طریق تقویت جزئیات کسب نماییم.

در روند مذاکرات مواردی زیادی هستند که بتوان درباره آنها مطلب نوشت اما در این یادداشت تصمیم بر این دارم که جزئیاتی مهم و اثر گذار جهت بهره برداری در مذاکرات (تجاری، اداری، خانوادگی و…) تقدیم نمایم.

قبل از مذاکره:
– تحقیقی از فرد مسئول و صاحب اختیار در مذاکره از لحاظ شخصیت حقیقی و حقوقی (رفتار، نحوه مدیریت، مشورت پذیر، اختیار تام و. . . ) داشته باشید.

-نقاط قوت و ضعف طرف مقابل را شناسایی کنید. برای نقاط ضعف در حین مذاکره و بصورت کاملا حرفه ای پیشنهاد خود را ارائه دهید. (مثلا شما با این تسهیلات قادر به حل مشکل خودرو کارکنان خود هستید و آنها را صاحب خودرو می کنید و هزینه ای برای سازمان شما ندارد) نقاط قوت را نیز برای زمانیکه احساس کردید مدیریت مذاکره از دست شما خارج شده است ، یار کمکی خوبی می تواند باشد.

-رزومه ای قوی از خود داشته باشید. شاید برای بار اول در مذاکره حضور دارید پس طوری خود را معرفی کنید که طرف مقابل شما را پر ادعا و خود برتر بین نداند.

-افراد اثر گذار در سازمان و بر فرد مسئول را شناسایی و مذاکراتی نیز با آنها و جداگانه داشته باشید. سعی شود محرمانه باشد و طوری مذاکره انجام دهید که در صورت متوجه شدن مافوق از پیش جلسه، احساس بی اهمیتی نداشته باشد. که کاری سخت و با ریسک بالا ست!

عطریات

-عطریات را هرگز فراموش نکنید. عطریات باعث هوشیاری میشود.

عطر باید طوری استفاده گردد که فقط بوی آن را خود تان متوجه شوید. یعنی زمانیکه در آسانسور هستید فقط خودتان بو را متوجه شوید. باور غلط قبلی را که عطر باید در فضا پخش شود را دور بریزید.

-فضا باید معطر باشد. اگر میزبان مذاکره هستید حتما اتاق خود را خوشبو کنید.

پوشش

در کمتر از ۳ثانیه نحوه پوشش شما بر طرف مقابل اثر خود را میگذارد و نوع رنگبندی لباس های شما اثر مستقیم بر نتیجه مذاکره دارد، پس در پوشش خود بیشترین وسواس را داشته باشید.

کت و شلوار

-ابتدا سعی شود رنگ کت و شلوار شما خود را سورمه ای انتخاب کنید. چون شما را فردی باهوش نشان میدهد. بعد از سورمه ای، خاکستری تیره میتواند پیشنهاد خوبی باشد. رنگ قهوه ای پالس منفی دارد. اگر می خواهید استایل تان کمی رنگ بگیرد، به سراغ قهوه ای تیره بروید. اما به این نکته توجه داشته باشید که این رنگ به هیچ وجه رسمی نیست. هرگز کت و شلوار قهوه ای را در مراسم رسمی و یا در جلسات کاری خیلی مهم (مثلا جلسه هیئت مدیره) نپوشید.
-شما مانکن زندهی برند کت و شلوارتان نیستید پس حتما مارک دوخته شده روی کت شلوار را جدا کنید.

-جیب های کت و شلوار را باز نکنید. چیزی درون جیبها قرار ندهید. فقط یک روان نویس مشکی همراه داشته باشید.

-راه راه بودن کت و شلوار باید طوری باشد که خطهای آن نمودی نداشته باشد. راه راه باید ریز و غیر قابل خود نمایی باشد.

-افراد کوتاه قد :پیشنهاد می گردد که کت و شلوار یک طرف (تک چاک) و دو دکمه ای انتخاب کنند.

-افراد بلند قد: پیشنهاد ما برای این دسته از افراد می تواند سه دکمه ای و دو طرف( دو چاک) باشد. البته امروزه برای کت و شلوارهای رسمی فقط دو دکمه ای دوخت می شود.

-در هنگام ایستادن یا راه رفتن حتما دکمهی کت خود را بسته نگه دارید، در کت و شلوار دو دکمه دکمهی بالا و در سه دکمه ای، دکمه وسط بسته شود و هنگام نشستن دکمه کت باز گردد. سعی کنید از قبل، راحت بودن دکمه در باز و بسته شدن را چک کنید.

-پیراهن طرح دار با کت شلوار راهراه نپوشیم. در شب پیراهن روشن انتخاب کنیم. اگر اولین دکمه پیراهن را بدون کراوات میبندید بدانید که در دنیای دیپلمات ها “پرشین استایل” را انتخاب نموده اید

-شلوار می بایست طوری دوخت شود که لبه پشت شلوار روی لبه پشت کفش باشد تا هنگام راه رفتن جوراب مشخص نباشد.
-جورابی جز جوراب مشکی نداریم!

*برای کفش اصولا مشکی و بدون پاشنه جز اولویت های انتخابی باشد.
– روان نویس، ساعت و انگشتری داشته باشید. جنس این موارد به شما در پیشبرد اهداف مذاکره می تواند کمکتان کند. ترجیحا بند ساعت، کفش و کمربند همرنگ باشند.
-ساعت : هرگز ساعت ورزشی را با کت و شلوار به دست نکنید که معمولا دارای ظاهر و صفحه نمایش بزرگ هستند و به خوبی زیر کت اتو خورده و یا در کنار آستین پیراهن تناسب پیدا نمی کنند. این مورد نشانۀ آشکاری از این است که شما چیزی از قوانین ساعت به دست کردن نمی دانید، یا این حس را القا می کند که شما برای لباس پوشیدن برنامه خاصی ندارید. بند ساعت اگر چرمی باشد زیبایی خاصی دارد. یک ساعت رسمی مردانه نباید با یک پیراهن آستین کوتاه  و معمولی پوشیده شود.
ساعت مچی رسمی را چه زمانی بپوشیم ؟
همانطور که از اسمش پیداست می‌توانید آن را در موقعیت‌های رسمی مثل جلسات رسمی کاری یا مهمانی ‌های رسمی بپوشید. البته می‌توانید این ساعتها را با لباسهای نیمه رسمی هم بپوشید، اما فراموش نکنید که هیچ وقت یک ساعت رسمی با ترکیب تیشرت و شلوار جین جور در نمی‌آید.
ویژگی‌های ساعت مچی رسمی
اندازه ساعت : معمولا نازک است که بتواند روی دست سُر بخورد و به راحتی زیر آستین برود یا از زیرآستین بیرون بیاید.
قاب ساعت : می‌تواند به شکل دایره، مربع یا مستطیل باشد. در ساعتهای گران قیمت، جنسش ممکن است از فلزات گرانبها مانند طلا یا نقره باشد.
صفحه ساعت : صفحه اش کاملا ساده است. فقط شماره های ساعت را در صفحه می‌بینید که معمولا اعداد رومی، لاتین یا عربی است.
بند ساعت : معمولا بند چرم دارند. البته برخی شرکتها هم بند چرمی و هم بند فلزی تولید می‌کنند و برای محصولاتشان آن را به عنوان آپشن برای مشتریان معرفی می‌کنند اما در هر صورت بندهای چرمی برای این طور ساعت ها کلاسیک تر است.
امکانات ساعت : تقریبا امکانات اضافه ای ندارند. برخی ساعتها تاریخ را هم نشان می‌دهند.

-موی سر خود را متناسب با چهره اصلاح کنید.

-واژه های فاخر پیدا کنید . (ارادتمند شما، تمنا دارم، افتخار بزرگ و بزرگوارید و. . . . ). سعی کنید روزانه به واژه های فاخر خود بیافزایید و در مکالمات روزانه از آنها استفاده کنید.
-برای خطاب قرار دادن طرف مقابل از کلمات شما، جنابعالی، حضرتعالی استفاده گردد.

*حین مذاکره

-اگر به همراه چند نفر هستید سعی شود کت و شلوار و پیراهن شبیه هم بپوشید جز فرد رهبر و تصمیم گیر گروه.

-تا زمانیکه به شما اجازه ورود داده نشده وارد نشوید، حتی با اجازه گرفتن از منشی دفتر. آرام با انگشت به دربزنید سپس با شنیدن ، اجازه ورود، وارد شوید.

-تا مافوق دست نکشیده برای دست دادن، شما عملی انجام ندهید. (طرف مذاکره را مافوق در نظر بگیرید)

-هنگام دست دادن باید کف دست خود را به کف دست مقابل بچسپانید و دست را فشار دهید. طوری فشار دهید که نه درد احساس کند و نه القا شود که چقدر بی رمق و بی انگیزه. دقت شود که دست گرم باشد و خیس نباشد. هنگام دست دادن طوری دست را تکان دهید که فقط تا شانه دست تکان بخورد(ملایم) فقط ۵ثانیه و چشم تو چشم طرف مقابل، خنده بر لب طوریکه چشم ها تقریبا کمی بسته شود.

-زمان مذاکره را در اختیار داشته باشید.

-هنگام مذاکره پا ها را روی هم قرار ندهید. در صورت چنین عملی از طرف مقابل شما هم میتوانید جبران کنید اما به این فکر کنید شاید طرف مقابل شخصیتی سلطه گر دارد و شما برای گرفتن امتیاز از مذاکره نیاز به قبول رفتار ایشان دارید پس با توجه به شرایط جلسه، زبان بدن خود را تنظیم نمایید.

-در هنگام صحبت به چشم مخاطب نگاه کنید. الزاما از کارهای حاشیه ای نظیر نگاه به ساعت(توهین)، روان نویس دور دادن ،نگاه به اطرف، با انگشت بازی کردن(کم اهمیت جلوه دادن)و. . . . پرهیز کنید. بد نگاه کردن یا کارهای حاشیه ای در حین صحبت طرف مقابل میتواند تمام تلاش شما را برای امتیاز گرفتن از بین ببرد.

-حالت روحی طرف مقابل را سریع شناسایی کنید. یعنی ایشان در کدام حالت کودک ،بالغ و یا بزرگسال هستند؟ مذاکره با شخصی که در حالت بالغ می باشد امکان پذیر است.
برای دسترسی به هدف، با توانایی خود، حالت روحی طرف مذاکره را تغییر دهید(از بالغ به بزرگسال یا کودک). شناسایی این حالت ها نیاز به مبحثی جدا گانه دارد.

-از خوردن و آشامیدن پرهیز کنید تا زمان که رییس جلسه این امکان را فراهم سازد.

-حین مذاکره و بهنگام صرف چای، از شکر استفاده کنید. طوری چای را هم بزنید که قاشق به بدنه استکان تماسی نداشته باشد. در صورت عدم وجود شکر، قند را با دست بر نداریم، از گیره استفاده کنیم در صورت عدم وجود گیره چای خالی میل کنید!

-میوه ها به دو دسته تقسیم می شوند:۱-انگشتی(گیلاس،انگور)۲-کارد چنگالی(سیب،شلیل)

برای میو های کارد چنگالی ،کارد دست راست چنگال دست چپ قرار میگرد و بعد از خرد کردن یا با دست چپ میوه میل کنید یا چنگال را در دست راست قرار دهید و میوه را میل کنید. به هیچ وجه با کارد میوه را بر ندارید. (چاقو برای آشپزخانه استفاده میشود،کارد برای پذیرایی)

-زبان بدن را هرگز فراموش نکنید. بسیار مهم و تاثیر گذار. ان شا الله در یادداشت های بعدی به این موضوع خواهیم پرداخت.

-فارغ از نتیجه از مذاکره، طوری رفتار کنید که همیشه در ذهنشان باقی بمانید.

-حتما کارت ویزیت خود را ارائه بدهید. کارت ویزیت را در دو دوست یعنی بین انگشتان شصت و اشاره با دودست تقدیم طرف مقابل میگردد. می توانیم شما را در انتخاب عناصر کارت ویزیت راهنمایی کنیم.

-هنگام خروج از اتاق،کنار در می ایستید و رو به طرف مقابل خداحافظی و همچنان رو به طرف مذاکره از اتاق خارج میشوید. درِ اتاق را به همان شکل هنگام ورود، یعنی اگر بسته بود بسته، اگر باز بود باز قرار می دهید.
جزئیاتی که در این یادداشت بیان شد، میتواند در رسیدن به هدف نهایی به شما کمک کند و الزامی در رعایت یا عدم رعایت آن نیست، پس، اگر در برخوردهای روزانه افرادی را مشاهده نمودید که این موضوعات را رعایت نمیکنند به دید یک فرد ضعیف یا غیر حرفه ای نگاه نکنید.

سیدمحمدشریف غلامی- وجهه ساز پرسنال برندینگ